Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre relevanten Entgeltunterlagen elektronisch führen und für Betriebsprüfungen digital bereitstellen. Die bisherige Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026. Damit entfällt die Möglichkeit, sich weiterhin von der elektronischen Führung befreien zu lassen.

Betroffen sind Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen relevant sind. Dazu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft, Unterlagen zur Versicherungsfreiheit sowie Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse.

Wichtig ist: Die Dokumentationspflicht besteht bereits. Neu ist vor allem, dass die Unterlagen vollständig elektronisch vorliegen, eindeutig den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet und bei einer Betriebsprüfung schnell auffindbar sein müssen. Eine bestimmte Software oder Ordnerstruktur ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung erfüllt werden.

Was sollten Arbeitgeber jetzt tun? Prüfen Sie, welche Unterlagen bereits digital vorliegen und wo noch Handlungsbedarf besteht. Passen Sie Ihre Abläufe an, damit neue Dokumente künftig digital erfasst und ordnungsgemäß abgelegt werden. Auch die Auffindbarkeit und Bereitstellung der Unterlagen für eine Betriebsprüfung sollten Sie rechtzeitig testen.

Die rechtliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber – auch wenn die Lohnabrechnung durch eine Steuerberatungskanzlei erfolgt.

Quelle: DATEV-Whitepaper „Digitale Entgeltunterlagen – Was Arbeitgeber für Betriebsprüfungen wissen müssen“, Stand September 2026.